Co to są księgi przychodów i rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów (KPiR) jest ewidencją księgową, która służy do zapisania operacji finansowych w formie uproszczonej. Notuje się w niej wszystkie przychody, zakup towarów oraz koszty uboczne, wynagrodzenia (nie tylko w gotówce), wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz koszty prac badawczo-rozwojowych. Na ich podstawie wylicza się dochód podlegający opodatkowaniu. Jest łatwą i wygodną formą rachunkowości, z której można korzystać tylko w ściśle określonych przez prawo sytuacjach. Księgę przychodów i rozchodów może prowadzić:

• osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą;
• spółki jawne osób fizycznych;
• spółki cywilne osób fizycznych;
• spółki partnerskie;
• spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku.

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów jest możliwe, jeśli przychód netto w poprzednim roku podatkowym nie przekroczył kwoty 2 000 000 euro i jeśli podatek jest rozliczany na zasadach ogólnych lub liniowo.

Jak założyć księgę przychodów i rozchodów?

KPiR należy założyć 1 stycznia w danym roku podatkowym lub w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej. Podatnik nie ma obowiązku zawiadamiania US o rozpoczęciu prowadzenia KPiR. Księgę przychodów i rozchodów można prowadzić w formie elektronicznej. W takim wypadku należy zastosować program komputerowy umożliwiający wgląd w treść zapisów oraz wydrukowanie danych w porządku chronologicznym, zgodnie ze wzorem księgi. Konieczne jest określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi zastosowanego programu komputerowego. Dane muszą być zapisane na nośnikach i przechowywane w sposób bezpieczny.

Zapisów w KPiR trzeba dokonywać na bieżąco, dlatego księga powinna znajdować się w siedzibie firmy. Odstępstwem od tej zasady jest sytuacja, kiedy prowadzenie i rozliczanie ksiąg rozchodów i przychodów jest zlecone zewnętrznej firmie. Wtedy księga może być przechowywana zarówno w siedzibie firmy, jak i w siedzibie biura rachunkowego. Zapisy w KPiR powinny być czytelne, trwałe i staranne, wykonane w języku polskim, w polskiej walucie. Aktualny wzór KPiR składa się z 17 kolumn. Podstawą zapisów w niej są dowody księgowe, czyli: faktury VAT, rachunki wystawione zgodnie z przepisami, dokumenty celne, inne dokumenty takie jak raporty fiskalne, dowody opłat bankowych, dowody przesunięć i inne.

Warto wiedzieć

W księdze nie zapisujemy otrzymanych zaliczek ani kosztów inwestycji w trakcie jej realizacji. Musimy jednak pamiętać o zbieraniu wszystkich dokumentów, będą one potrzebne do rozliczenia po zakończeniu inwestycji. Nie wpisujemy także obrotu opakowaniami zwrotnymi ani jednorazowej pomocy na rozpoczęcie działalności gospodarczej.

Przy prowadzeniu KPiR dodatkowo wymagane jest prowadzenie ewidencji środków trwałych i prawnych, ewidencję sprzedaży (jeżeli KPiR prowadzi biuro księgowe, nie jest prowadzona ewidencja na kasie fiskalnej), ewidencję przebiegu pojazdów (jeśli jest to środek trwały wykorzystywany do prowadzenia działalności), ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych. Prowadzenie karty przychodów pracowników i ewidencji wyposażenia o wartości początkowej ponad 1500 zł i okresie użytkowania krótszym niż rok nie jest konieczne.